업무 체크리스트 만드는 법: 바로 쓰는 예시 4가지
업무 체크리스트는 큰 작업이 끝난 상태를 먼저 정한 뒤, 끝내는 데 필요한 행동을 처리할 순서대로 적으면 됩니다. 각 항목에 자료 확인하기처럼 대상과 동사를 함께 쓰면 다음 행동이 분명해집니다.
좋은 체크리스트의 기준
- 체크리스트를 담는 작업은 확인 가능한 결과 하나를 나타냅니다.
회의 준비보다금요일 기획 회의 준비 마치기가 분명합니다. - 항목은 동사와 대상으로 씁니다.
자료대신최신 자료 확인하기처럼 적습니다. - 실제 순서가 있다면 그 순서대로 놓습니다. 링크, 표기, 결과 확인 같은 점검 항목은 실행 항목 뒤에 둡니다.
- 별도 담당자, 상태, 마감이 필요한 갈래는 체크리스트가 아니라 별도 작업이나 하위 작업으로 나눕니다.
체크리스트는 한 작업 안에서 차례로 확인할 작은 단계에 맞습니다. 각 갈래를 따로 관리해야 한다면 하위 작업이 알맞으며, 자세한 차이는 작업 카드의 체크리스트와 하위 작업에서 확인할 수 있습니다.
체크리스트 만드는 순서
- 체크리스트를 담을 작업이 끝난 상태를 한 문장으로 적습니다. 누가 보더라도 작업이 끝났는지 확인할 수 있어야 합니다.
- 시작부터 완료까지 필요한 행동을 떠오르는 대로 적습니다. 이때 순서와 표현을 다듬으려 하지 않아도 됩니다.
- 각 항목을 대상과 동사가 드러나는 문구로 바꿉니다.
초대장은참석자에게 초대장 보내기로 고칩니다. - 실제 실행 순서로 다시 놓습니다. 준비, 실행, 확인이 섞였다면 확인 항목을 뒤로 옮깁니다.
- 담당자나 마감이 따로 필요한 항목을 찾습니다. 전체 작업과 별개로 움직여야 한다면 별도 작업이나 하위 작업으로 분리합니다.
바로 쓰는 예시 4가지
아래 목록은 그대로 복사한 뒤 상황에 맞지 않는 항목을 빼거나 이름을 바꿔 쓸 수 있습니다.
1. 회의 준비
작업 제목: 주간 기획 회의 준비 마치기
- [ ] 회의 목적을 한 문장으로 적기
- [ ] 참석자와 회의 시간 확인하기
- [ ] 논의할 안건 순서 정하기
- [ ] 필요한 자료의 최신본 확인하기
- [ ] 자료 링크를 참석자에게 공유하기
- [ ] 회의실 또는 접속 링크 확인하기
2. 글 발행
작업 제목: 체크리스트 안내 글 발행하기
- [ ] 독자가 알고 싶은 내용을 한 문장의 질문으로 적기
- [ ] 제목과 소제목 순서 정하기
- [ ] 필요한 근거와 참고 링크 확인하기
- [ ] 본문 초안 작성하기
- [ ] 이미지와 설명 문구 넣기
- [ ] 링크와 맞춤법 확인하기
- [ ] 발행 화면에서 최종 모습 확인하기
- [ ] 글 발행하고 공개 주소 확인하기3. 작은 기능이나 수정 사항 배포
작업 제목: 로그인 오류 안내 문구 수정본 배포하기
- [ ] 문제가 나타나는 조건 기록하기
- [ ] 바꿀 문구와 동작 범위 정하기
- [ ] 안내 문구와 관련 동작 수정하기
- [ ] 관련 테스트 실행하기
- [ ] 영향받는 화면 직접 확인하기
- [ ] 배포 전 환경에서 수정 결과 확인하기
- [ ] 수정본 배포하기
- [ ] 배포된 화면에서 대상 동작 다시 확인하기테스트 종류와 배포 전 환경은 소프트웨어 종류와 팀의 배포 절차에 따라 달라집니다. 실제 절차에 맞게 항목을 바꾸거나 뺍니다.
4. 행정 신청
작업 제목: 여권 재발급 신청 마치기
준비물, 접수 방법, 수수료, 처리 기간은 기관과 신청 시점에 따라 달라질 수 있습니다. 신청 전에 담당 기관의 최신 안내를 확인합니다.
- [ ] 신청 기관과 접수 방법 확인하기
- [ ] 기관이 안내한 준비물 목록 확인하기
- [ ] 필요한 서류와 사진 준비하기
- [ ] 방문이 필요하면 접수 시간 확인하기
- [ ] 신청서 작성하기
- [ ] 신청 내용과 수령 방법 확인하기
- [ ] 신청서 제출하기
- [ ] 접수 내역과 처리 상태를 확인할 날짜 기록하기체크리스트가 길어질 때 나누는 기준
항목 수만 보고 목록을 나눌 필요는 없습니다. 먼저 모든 항목이 같은 결과를 만드는 데 필요한지 확인합니다. 서로 다른 결과가 섞였다면 작업부터 나눕니다.
중간 결과를 따로 검토받거나 다른 사람이 맡아야 한다면 해당 갈래를 별도 작업으로 옮깁니다. 대기, 진행, 완료 상태를 따로 표시해야 하는 갈래도 체크박스 한 줄보다 독립된 작업이 알맞습니다.
순서대로 처리할 항목만 남았는데 목록이 읽기 어렵다면 준비, 실행, 확인 묶음으로 정리할 수 있습니다. 진행 중 작업(Work in Progress, WIP) 수를 조절해야 한다면 WIP 제한 가이드를 참고합니다.
완료 후 다시 쓰는 방법
한 번 끝낸 체크리스트는 다음 작업의 초안으로 남겨둘 수 있습니다. 먼저 날짜, 담당자, 파일명처럼 이번에만 쓴 값을 지웁니다. 실제로 건너뛴 항목은 빼고, 빠져서 뒤늦게 처리한 항목은 알맞은 위치에 더합니다.
다음번에는 복사본에서 시작하되 그대로 확정하지 않습니다. 작업의 결과와 현재 조건을 다시 확인하고 필요 없는 항목을 덜어냅니다. 반복할 때마다 목록을 고치면 실제 순서와 점검 지점을 반영한 체크리스트로 다시 쓸 수 있습니다.
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