회의 메모와 급한 요청, 일단 담아두기

회의 메모를 남기려는데 어느 프로젝트의 어느 단계에 넣을지부터 정해야 한다면, 적기도 전에 손이 멈춥니다. 담아두는 자리와 정리하는 자리를 나누면 그 순간을 놓치지 않을 수 있습니다. 빠르게 적어야 하는 세 가지 순간과, 담아둔 것을 나중에 정리하는 방법을 정리합니다.

적을 자리를 고르는 데 드는 비용

일 하나를 등록하는 데 필요한 결정을 세어 보면 적지 않습니다. 어느 프로젝트인지, 어느 단계에 두는지, 우선순위는 무엇인지, 마감은 언제인지. 하나씩 보면 사소하지만 다 합치면 “나중에 적자”가 됩니다.

그래서 많은 기록이 메모 앱이나 종이로 흘러갑니다. 적기는 했는데 다시 열리지 않고, 결국 일이 되지도 않습니다.

결정을 없앨 수는 없습니다. 대신 결정하는 시점을 뒤로 미룰 수 있습니다. 적는 순간에는 제목 한 줄만 남기고, 분류는 여유가 생겼을 때 합니다.

빠르게 담아야 하는 세 가지 순간

1. 회의 중에

회의는 말이 빠릅니다. 방금 나온 이야기를 적으려고 화면을 오래 들여다보면 다음 이야기를 놓칩니다.

이때 필요한 것은 완성된 작업이 아니라 나중에 알아볼 수 있는 한 줄입니다. “릴리스 범위 다시 확인하기” 정도면 충분합니다. 누가 무엇을 왜 하는지는 회의가 끝난 뒤에 붙여도 늦지 않습니다.

2. 급한 요청이 들어왔을 때

요청은 대개 정보가 덜 갖춰진 채로 옵니다. 얼마나 큰 일인지, 지금 하던 일보다 급한지, 오늘 안에 되는 일인지를 그 자리에서 판단하기 어렵습니다.

판단이 어려운 상태에서 단계까지 정하려 하면 등록 자체가 미뤄지고, 그 사이 요청이 잊힙니다. 요청이 들어왔다는 사실만 먼저 남기고, 어디에 놓을지는 내용을 확인한 뒤에 정할 수 있습니다.

3. 아직 어떤 일이 될지 모를 때

읽어볼 링크, 나중에 확인할 아이디어처럼 일이 될지 아닐지도 아직 모르는 것들이 있습니다. 이런 것을 보드에 바로 올리면 진행 중인 일과 섞여서 지금 무엇을 하는 중인지 흐려집니다.

일이 될지 판단하는 것도 나중에 할 수 있는 일입니다. 지금은 담아두기만 하면 됩니다.

toodoori에서는 인박스에 담습니다

보드 오른쪽 위의 인박스 버튼을 누르면 지금까지 담아둔 것과 새로 적는 칸이 함께 열립니다. 제목을 적고 추가하면 끝이고, 내용은 선택입니다. 제목 칸에서 Enter를 누르면 내용 칸으로 넘어가고, Cmd(Ctrl) + Enter로 바로 추가할 수 있습니다. 휴대폰에서도 같은 자리에 담을 수 있어서 회의 중에 노트북을 열지 않아도 됩니다.

인박스 패널. 왼쪽에 아직 분류하지 않은 네 건이 담겨 있고, 오른쪽은 새로 적는 칸이다

인박스에 담은 일은 보드의 단계에 올라가지 않습니다. 그래서 아무리 담아도 진행 중인 일이 밀리지 않습니다. 인박스가 보드와 어떻게 나뉘는지는 흐름 관리에 정리돼 있습니다.

정리는 나중에, 다만 정리는 합니다

담아둔 것을 다시 볼 시점을 정해두면 인박스가 쌓이기만 하는 자리가 되지 않습니다. 회의가 끝난 직후, 또는 하루를 마무리할 때처럼 이미 있는 습관에 붙이면 잊지 않습니다.

정리할 때 하는 일은 셋 중 하나입니다.

지금 할 일이면 보드의 단계로 옮깁니다. 각 항목의 “스테이지로 이동”에서 고를 수 있습니다.
언젠가 할 일이면 제목만 알아볼 수 있게 다듬어 인박스에 둡니다.
하지 않기로 한 일이면 지웁니다. 지운 뒤에도 되돌릴 수 있습니다.

담아둔 것이 준비와 진행 중 단계로 옮겨간 보드

옮기고 나면 그때부터는 보드의 규칙을 따릅니다. 한 번에 다루는 일의 수를 정해두면 옮긴 일이 다시 쌓이지 않습니다.

담아두기와 미루기는 다릅니다

담아두기는 “지금은 정하지 않겠다”는 결정이고, 미루기는 정하지 않은 채로 두는 것입니다. 둘을 가르는 것은 다시 보는 시점이 있느냐입니다.

인박스가 오래 비워지지 않는다면 담는 방식이 아니라 정리하는 시점이 없어서일 수 있습니다. 하루 한 번, 짧게 훑는 것으로 충분합니다. 그 한 번이 있으면 회의 중에도, 요청을 받는 중에도 마음 놓고 담아둘 수 있습니다.