할 일이 쌓이기만 할 때, 흐름이 막히는 이유

분명히 하루 종일 일했는데 끝낸 일은 없는 날이 있습니다. 목록은 계속 길어지고, 새 일은 자꾸 들어오는데, 정작 완료 칸은 비어 있습니다. 이럴 때 우리는 흔히 “내가 게을렀나” 하고 자신을 탓합니다. 하지만 문제는 의지보다 흐름에 있을 때가 많습니다.

일은 쌓이는 게 아니라 멈춰 있습니다

할 일이 쌓인다는 느낌은, 사실 여러 일이 동시에 “진행 중”에 멈춰 있는 상태입니다. 하나를 끝내기 전에 다른 하나를 시작하고, 그것도 끝나기 전에 또 다른 하나로 옮겨 갑니다. 시작한 일은 많은데 끝나는 일이 없으니, 일은 줄지 않고 마음만 무거워집니다.

칸반 보드는 이 상태를 눈에 보이게 합니다. 진행 중 칸에 카드가 여러 장 몰려 있다면, 그것이 막힘의 신호입니다. 일을 단계로 나누는 기본은 할 일 관리, 어떻게 시작할까에서 다룹니다.

여러 일을 동시에 다루면 더 많이 처리하는 것처럼 느껴집니다. 그러나 일을 옮길 때마다 머릿속을 다시 맞추는 데 시간이 듭니다. 다섯 가지 일을 조금씩 건드리는 것보다, 하나를 끝까지 다루고 다음으로 넘어가는 편이 결국 더 빠릅니다.

끝나지 않은 일이 많을수록 마음의 부담도 함께 늘어납니다. 이 부담이 오래 쌓이면 번아웃으로 이어지기도 합니다. 흐름이 막히는 것은 일의 양보다 일의 상태가 문제일 때가 많습니다.

흐름을 되살리는 가장 직접적인 방법은 진행 중에 둘 일의 수를 제한하는 것입니다. 이를 WIP 제한이라고 합니다. WIP는 “진행 중인 일(work in progress)“을 뜻합니다.

진행 중 칸을 두세 개로 묶어 두면, 한 칸이 비어야 다음 일을 시작할 수 있습니다. 새 일을 시작하려면 먼저 지금 일을 끝내야 한다는 자연스러운 압력이 생깁니다. 일을 더 적게 시작하는 것이, 더 많이 끝내는 길입니다.

toodoori에서는 진행 중 단계에 WIP 제한을 둘 수 있습니다. 흐름을 다루는 더 자세한 방법은 업무 흐름 관리하기에서 살펴볼 수 있습니다.

WIP 제한을 두면 막히는 자리가 드러납니다. 어떤 카드가 진행 중에 오래 머문다면, 거기에 흐름을 막는 무언가가 있다는 뜻입니다. 일이 너무 크거나, 빠진 정보가 있거나, 다른 사람의 답을 기다리는 중일 수 있습니다.

이때는 그 일을 더 작은 칸으로 나누거나, 기다리는 일은 잠시 다른 단계로 옮겨 두는 것이 도움이 됩니다. 막힌 자리를 보이게 하는 것만으로 다음 한 걸음이 또렷해집니다.

할 일이 쌓이기만 할 때, 더 많이 벌이는 것이 답이 아닐 수 있습니다. 시작하는 일을 줄이고, 한 번에 하나씩 끝까지 다루면 흐름이 다시 움직입니다.

지금 진행 중 칸에 몇 장의 카드가 있는지 한번 세어 보세요. toodoori에서 업무 흐름 관리하기를 따라가며 나만의 속도로 흐름을 정리해 볼 수 있습니다.